Hóa đơn điện tử - Xu hướng tất yếu trong thời đại chuyển đổi số

Hóa đơn điện tử là gì?

Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử của doanh nghiệp bao gồm việc cung ứng hàng hoá, cung cấp dịch vụ được khởi tạo, xác lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý dữ liệu bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử chính là giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp phát hành, phân phối, xử lý các nghiệp vụ và lưu trữ hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn giấy.

Hoa-don-dien-tu-1

Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử rất tiện lợi, dễ sử dụng, tra cứu dễ dàng, tối ưu hóa thời gian, lưu trữ đơn giản, bảo mật tuyệt đối.

Các loại hóa đơn điện tử đang được lưu hành hiện nay:

Hóa đơn giá trị gia tăng (Hóa đơn đỏ): Là loại hóa đơn chính thức do Bộ Tài Chính ban hành, được áp dụng cho các tổ chức, cá nhân kê khai thuế theo phương pháp khấu trừ trong các hoạt động mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, vận tải quốc tế.

Hóa đơn xuất khẩu: Được dùng trong hoạt động kinh doanh xuất khẩu hàng hóa ra nước ngoài. Ngoài ra, loại hóa đơn này còn được sử dụng vào việc thu, chi và xuất thuế quan với hình thức, nội dung theo thông lệ quốc tế, quy định của pháp luật thương mại và thương mại điện tử.

Hóa đơn bán hàng: Là hóa đơn áp dụng đối với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp.

Các loại hóa đơn khác: Tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác được quy định tại Điều 6 Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

Hóa đơn điện tử xu hướng của thời đại

Công nghệ số ngày càng phát triển và được ứng dụng phổ biến kèm theo đó là vô số những lợi ích vượt trội. Một trong những lợi ích quan trọng về sự phát triển công nghệ chính là việc chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử. Thời đại của hóa đơn giấy đã qua, những xấp hóa đơn giày cộp nhuộm màu giấy than đã dần biến mất, thay vào đó là sự ra đời của các phần mềm hóa đơn trực tuyến tiện lợi và ưu việt.

Sử dụng hóa đơn điện tử không những giúp các đơn vị kinh doanh sớm hoàn thành lộ trình chuyển đổi hóa đơn số, mà còn mang tới nhiều lợi ích như:

- Tiết kiệm đến 90% chi phí so với hóa đơn giấy;

- Giảm thiểu tối đa rủi ro hóa đơn;

- Dễ dàng lưu trữ, kiểm tra, quản lý hóa đơn mọi lúc mọi nơi;

- Tự động gửi email hóa đơn điện tử cho khách hàng;

- Thuận tiện cho việc hạch toán kế toán, đối chiếu dữ liệu.

Hiện nay, số lượng các doanh nghiệp dần chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử có xu hướng tăng qua các năm. Điều này là hoàn toàn hợp lý bởi những lợi ích hóa đơn điện tử mang lại cùng với chi phí bỏ ra chỉ bằng 1/10 so với hóa đơn giấy. Cùng với đó, khi sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp sẽ được giảm tới 70% chi phí liên quan đến quy trình phát hành và 90% chi phí tranh chấp liên quan tới hóa đơn.

Mặt khác, nhờ được số hóa nên hóa đơn điện tử cũng có tính bảo mật và độ an toàn cao hơn so với hóa đơn giấy. Các công tác thống kê, báo cáo được đơn giản hóa, tình trạng làm giả hóa đơn dần đi xuống, uy tín và thương hiệu doanh nghiệp dần đi lên.

Ước tính có khoảng 500 tỷ hóa đơn điện tử được sử dụng mỗi năm trên toàn cầu. Vì xu hướng liên tục thay đổi theo hướng hóa đơn điện tử và người sử dụng mỗi ngày một nhiều nên trong tương lai chắc chắn nó sẽ trở nên toàn diện hơn mang đến những dịch vụ tốt nhất cho cả người mua và nhà cung cấp. 

Những lợi ích to lớn của hóa đơn điện tử với công tác quản lý trong doanh nghiệp, đã góp phần thúc đẩy, đưa doanh nghiệp tiến tới thành công, hội nhập với thời kỳ công nghệ số.

Bài viết liên quan

Innovation Summit 3: “Phá băng” thành công, gần 300 người tham dự
Innovation Summit 3: “Phá băng” thành công, gần 300 người tham dự
Chủ tịch BeeST Group tham gia lễ ký kết hợp tác giữa Chudoso và Base.vn
Chủ tịch BeeST Group tham gia lễ ký kết hợp tác giữa Chudoso và Base.vn
Bật mí những lợi ích mà chuyển đổi số mang lại
Bật mí những lợi ích mà chuyển đổi số mang lại
Top 11 xu hướng marketing 4.0 trong thời đại mới mà bạn nên biết
Top 11 xu hướng marketing 4.0 trong thời đại mới mà bạn nên biết